Inkasso Brief erhalten? – So reagieren Sie richtig auf eine Mahnung von einem Inkassobüro

Inzwischen gehen immer mehr Unternehmen dazu über, offene Rechnungen nicht mehr selber einzutreiben, sondern geben es an ein Inkassounternehmen ab. Lesen Sie hier, warum dies so ist und wie Sie am besten reagieren können, wenn Sie einen Inkasso Brief erhalten.

Was ist ein Inkassounternehmen?

In vielen Fällen übergeben sowohl große Versandhäuser oder Online Shops, aber auch mittelständische Unternehmen nicht bezahlte Rechnungen an ein Inkassounternehmen. Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Gründe:

1. Die Mahnung vom Inkassobüro oder einem Inkassounternehmen ausstellen zu lassen entlastet die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter enorm. Die Kundenbuchhaltung muss sich nur noch um die „normalen“ Zahlungseingänge kümmern und gibt die offenen Beträge nach einer fest definierten Zahlungsverzögerung an einen externen Spezialisten ab. Damit bleibt auch die Motivation erhalten, denn all die negative Energie und die Ausreden von Schuldnern prallen an speziell geschulten Telefonmitarbeiterinnen und Telefonmitarbeitern der Inkassounternehmen ab. Anstatt die Buchhaltung des Unternehmens emotional zu belasten.
2. Gemeinsames Handeln reduziert Forderungsausfälle: Wenn alle diejenigen Kunden, die nicht bezahlen wollen oder können, bei Inkassounternehmen gesammelt werden, dann kann dieses Unternehmen die angeschlossenen Vertragspartner rechtzeitig warnen. Und beispielsweise die Empfehlung aussprechen, dass bestimmte Kunden nur noch gegen Vorkasse und sichere Zahlungsarten beliefert werden.

Diese Beschreibung der Vorgehensweise führt uns direkt dazu, was Inkassounternehmen eigentlich sind: Es sind Privatunternehmen, die sich auf das Eintreiben offener, berechtigter Forderungen spezialisiert haben. Trotz des Fachwissens und trotz aller Expertise haben sie keinerlei „Mehr-Rechte“ gegenüber einem normalen Gläubiger. Anders als der Zoll oder der Gerichtsvollzieher dürfen Sie gegen den Willen des Schuldners weder Wohnungen betreten noch eigenständig Ware aus Grundstücken von Schuldnern holen. Die hoch trabenden Namen, die an staatliche Organisationen erinnern oder auch lateinische Namen sollen ein emotionales Gefälle entstehen lassen, wenn Sie einen Inkasso Brief erhalten.

Was tun, wenn Sie einen Inkasso Brief erhalten haben?

Sobald Sie einen Inkasso Brief erhalten haben, sollten Sie gründlich prüfen, ob dieser Brief auch tatsächlich auf einer bestehenden Forderung basiert. Oder sich im Klartext fragen: Haben Sie das Bestellte auch wirklich bestellt und erhalten? Oder handelt es sich um einen Überrumpelungsversuch nach einem Telefongespräch – bei dem Sie gar nichts gekauft haben. In diesen Fällen prüfen, ob das gesetzliche Widerrufsrecht oder die freiwillig eingeräumte Rückgabemöglichkeit schon abgelaufen sind.

Danach sollten Sie prüfen, ob die in Rechnung gestellten Beträge überhaupt der Realität entsprechen. So kontrollierte einem Fernsehbericht zufolge sogar die Deutsche Bahn ihr Inkassounternehmen nicht. Dieses stellte neben den normalen Inkassopreisen zusätzlich Gebühren für einen Standardbrief der benachbarten Rechtsanwaltskanzlei in Rechnung. Diese wird „doppelte Ernte“ genannt wird. Überweisen Sie dann möglichst bald und innerhalb der genannten Frist den eigentlichen Betrag und einen Betrag, der für das Inkasso angemessen erscheint.

Wichtig: Geben Sie dabei als Verwendungszweck an, dass sofort die „Hauptforderung“ bedient werden soll. Die Entscheidung einen Inkasso Brief zu ignorieren, ist hierbei keine gute Idee. Zahlen sollten Sie deshalb innerhalb der genannten Frist! Haben Sie Zweifel, ob es sich um eine berechtigte Forderung handelt, so könnte die Verbraucherzentrale der richtige Ansprechpartner sein.

Erhalten Sie nach dem Inkasso Brief direkt einen Schufa Eintrag?

Einen Schufa-Eintrag würden Sie höchstwahrscheinlich nur in folgenden Fällen erhalten: Zuerst einmal müssten Sie beim Ursprungsvertrag (z. B. dem Online Shop oder dem Versandhaus) der Weitergabe der Daten an die Schufa bzw. eine Wirtschaftsauskunftei explizit zugestimmt haben. Zu einer Negativinformation bzw. einem Negativmerkmal wird der offene Betrag erst dann, wenn der Betrag uneinbringlich ist. Das Inkassounternehmen weiß ja momentan noch nicht ob Sie den Inkasso Brief ignorieren oder zahlen möchten.

Wie erkennen Sie, ob es sich um ein echtes Inkassobüro handelt und nicht um einen Betrug?

Wenn Sie einen Inkasso Brief erhalten haben oder eine Mahnung vom Inkassobüro im Briefkasten liegt, dann sollten Sie exakt so vorgehen wie bei jedem anderen Geschäftsbrief auch! Nehmen Sie sich die Zeit, nachdem Sie den Inkasso Brief erhalten haben und prüfen Sie in aller Ruhe die Angaben.

Sind alle notwendigen Angaben wie

• Absenderadresse,
• Handelsregister-Eintrag,
• telefonische Erreichbarkeit enthalten und korrekt?

Wenn Sie einen Inkasso Brief erhalten, der eine 0900er-Telefonnummer oder eine ausländische Nummer enthält, dann sollten Sie noch vorsichtiger sein. Dann sollten Sie zudem – wie bereits beschrieben – prüfen, ob es sich um einen Vertrag handelt, den Sie wirklich abgeschlossen haben.

Viele Verbraucher, die einen Inkasso Brief erhalten haben, sind auf Telefonanrufe hereingefallen und haben Gewinnsspiel- oder Zeitschriftenabos abgeschlossen, von denen sie gar nichts ahnten. Sehen Sie deshalb gleich nach, ob Sie eine Vertragsbestätigung erhalten und auf das Widerrufsrecht hingewiesen worden sind. Ein weiterer Hinweis auf einen Betrug ist ein Name des Kontoinhabers, der erheblich vom Firmennamen abweicht. Haben Sie von einem großen Inkassobüro einen Inkasso Brief erhalten, dann wird dort niemals als Kontoinhaber eine Privatperson genannt sein.

Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die ersten beiden Buchstaben der Internationalen Bankkontonummer mit „DE“ beginnen. Würde aber Ihr Vermieter oder ein anderes Unternehmen ein Konto in Zypern, Bulgarien oder Estland führen? Sehr unwahrscheinlich.

Hier gilt: Hören Sie auf die Instinkte bzw. das Bauchgefühl, wenn Sie einen Inkasso Brief erhalten!